FOD Financiën - GRI-verslag

Van de ontvangsten die de FOD Financiën int voor de Belgische federale overheid, is een gedeelte bestemd voor de financiering van andere overheden zoals de Europese Unie, de gemeenschappen en gewesten, de Sociale Zekerheid, de gemeenten en provincies ... (zie tabel ‘Geaffecteerde ontvangsten bestemd voor de financiering van andere overheden’). De overdracht van die 'geaffecteerde ontvangsten' gebeurt in het kader van de bijzondere financieringswet.

Wat er na de 'affectaties' overblijft, zijn de Rijksmiddelen die elk jaar door het Belgisch Parlement moeten worden goedgekeurd. Het grootste gedeelde hiervan zijn de zgn. 'primaire behoeften' die worden opgedeeld in:

• dotaties
• de Cel Gezagsdepartementen (waaronder de FOD Justitie, de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, de FOD Financiën [zie tabel ‘Budget werking FOD Financiën’], Defensie en de Federale politie)
• de Sociale Cel (waaronder de Pensioenen en Middenstand, en de FOD Sociale Zekerheid)
• de Economische Cel (waaronder de FOD Mobiliteit en Vervoer)

Daarnaast moet en ook de jaarlijkse toename van de staatsschuld en de rentelast op die schuld gefinancierd worden.

(GRI - Indicator EC1)

Het gaat dus om vele situaties waarbij de vraag rijst naar de kwaliteit van de dienstverlening. In 2013 heeft de FOD Financiën bij zijn externe klanten vijf tevredenheidsenquêtes opgestart met als doel de eigenheden van elke algemene administratie te evalueren.

Die enquêtes zijn een primeur. Een nieuwe ervaring dus.

Met enerzijds inleidende resultaten waaruit een gemiddeld tevredenheidsniveau blijkt. Onze communicatie wordt vaak beoordeeld als kil en afstandelijk maar de ontwikkeling van e-services daarentegen wordt wel gewaardeerd. Anderzijds trokken we heel wat lessen voor volgende  enquêtes: zo moeten we het aantal vragen beperken en ze gerichter stellen.

De resultaten van de enquêtes moeten uitmonden in actieplannen. Met soms een onmiddellijk effect, zoals frequenter en gerichter communiceren.

(GRI - Indicator PR5)

Aantal arbeidsongevallen per werkplaats

* Een bril wordt beschouwd als een prothese of als een verlenging van het menselijk lichaam en wordt dan ook bij breuk volledig vergoed. Deze gevallen worden bij de arbeidsongevallen gerekend.

* Een bril wordt beschouwd als een prothese of als een verlenging van het menselijk lichaam en wordt dan ook bij breuk volledig vergoed. Deze gevallen worden bij de arbeidsongevallen gerekend.

Opmerking 1

Kleine ongevallen worden niet officieel aangegeven. Zij zijn dan ook niet in deze tabel opgenomen.

Opmerking 2

De wetgeving houdt rekening met de ILO (International Labour Organization) -aanbevelingen.

Opmerking 3

Voor het geheel van de gebouwen van de FOD Financiën zijn tien preventieadviseurs actief die er op toezien dat de wetgeving over de veiligheidsnormen wordt nageleefd. Zij brengen hierover verslag uit aan de betrokken stafdiensten, afhankelijk van het op te lossen probleem; die aanbevelingen worden uitgevoerd in overleg met de econoom van het gebouw. Tegelijkertijd is een psychosociale cel belast met de behandeling van psychosociale kwesties op het werk.

Ziekteverzuim

Opmerking 1

Deze tabel houdt rekening met alle personen die in 2012 en 2013 voor de FOD Financiën gewerkt, inbegrepen dit met een contract van korte duur.

Opmerking 2

Het percentage ziekteverzuimers komt overeen met het gemiddeld aantal werknemers met minstens een ziekteverzuimdag in de bestudeerde periode vermenigvuldigd met 100 gedeeld door het aantal werknemers in de betrokken periode.

Opmerking 3

Het ziekteverzuimpercentage komt overeen met het aantal ziekteverzuimdagen vermenigvuldigd met 100 gedeeld door het product van het aantal voltijdse equivalenten (VTE) en het aantal te presteren werkdagen van een VTE.

(GRI - Indicator LA7)

Direct energieverbruik (gasverwarming) en indirect energieverbruik (elektriciteit - energie) opgedeeld per primaire energiebron

Totale oppervlakte bij benadering in m² van alle gebouwen van de FOD Financiën 1.403.000 kWh

Het aantal gemeten gebouwen is toegenomen tot 115 in 2013 (in 2011 waren het er 86). Fedesco beschikt vandaag over nauwkeurige verbruikscijfers voor 90% (oppervlakte) van het vastgoed van de FOD Financiën.

De 115 gemeten gebouwen zijn de gebouwen die over monitoring beschikken en waarvoor we dus toegang hebben tot de gegevens. De groene resultaten werden berekend volgens een regel van drie op basis van de totale oppervlakte bij benadering van alle gebouwen van de FOD Financiën.

Aangezien de 'totale oppervlakte' een getal is bij benadering, moeten de energieanalyses waar dit gegeven in werd opgenomen voorzichtig worden geïnterpreteerd.

Benchmark met vorige jaren

Om het gebruik van verwarming in de verschillende jaren correct te vergelijken, moeten we het verschil in temperatuur tussen de jaren gelijkstellen. Daarom worden de exacte cijfers herberekend volgens 'graaddagen' (tafel 20/15) op basis van de gestandaardiseerde jaren.

Analyse

Het elektriciteitsverbruik blijft vrijwel ongewijzigd.
Het gasverbruik is met 8% gedaald ten opzichte van 2009.
De curven van 2013 verschillen licht van de curven die voor 2012 werden opgesteld. De reden hiervoor is dat we de metingen van 115 gebouwen gebruiken in plaats van 113 in 2012.

(GRI - Indicatoren EN3 en EN4)

We hebben onze autovloot met 2,95% verminderd ten opzichte van 2011 en met 0,82% ten opzichte van 2012.

Voor het reële brandstofverbruik hebben we ons gebaseerd op de facturen van 2011, 2012 en 2013. We moeten een onderscheid maken tussen de hoeveelheden benzine en diesel.

Voor het jaar 2013 is ons benzineverbruik gedaald met 7,1% ten opzichte van 2012. Zo daalde de kost met 9,6%.

Voor het jaar 2013 is ons dieselverbruik gedaald met 11,3% ten opzichte van 2012 (wat een kostendaling an 14,8% betekende).

De 'CO₂-gids van de auto 2011-2012' nleert ons het volgende:

• benzine: 2.300 g CO₂ per liter
• diesel: 2.688 g CO_² per liter

Op basis van die informatie kunnen we afleiden dat onze CO₂-uitstoot 1.543.591 kg bedroeg in 2012 en 1.386.432 kg in 2013. We registreren dus een daling van de CO₂-uitstoot van 10,18% van onze dienstvoertuigen tijdens hun verplaatsingen.

Nog enkele bijkomende cijfers voor 2011 - 2012 - 2013:

Dienstopdrachten in het buitenland hebben hoofdzakelijk te maken met opleidingen, conferenties, vergaderingen met andere buitenlandse administraties of met privébedrijven, workshops, congressen, seminaries, roadshows, raden, fora, andere vergaderingen … Zij slaan op alle administraties en diensten maar toch vooral op de AAFisc en de AAD&A.

Na een daling van de buitenlandse dienstopdrachten in 2012, zien we opnieuw een toename voor het jaar 2013.

Toch blijven wij ons inspannen om de opdrachten per vliegtuig te beperken: in 2013 zijn die gedaald met 19,78% ten opzichte van 2011 en met 9,87% ten opzichte van 2012.

(GRI - Indicator EN29)

Opdeling van het personeel per administratie/dienst en per niveau (toestand 31.12.2013)

Algemene administraties

Stafdiensten

Autonome diensten

Diensten van de voorzitter

Aantallen in effectieven.

Het Fedorest- en schoonmaakpersoneel (respectievelijk 993 en 799 personen) is in deze tabel niet opgenomen.

Deze tabel is gebaseerd op de 'Integratielijst' die maandelijks geüpdatet wordt. Dat is de database die de nieuwe structuur van de FOD Financiën weerspiegelt (KB van 03.12.2009).

Opdeling van het personeel per administratie/dienst en per statuut (toestand op 31.12.2013)

Algemene administraties

Stafdiensten

Autonome diensten

Diensten van de voorzitter

Aantallen in effectieven.

Het Fedorest- en schoonmaakpersoneel (respectievelijk 993 en 799 personen) is in deze tabel niet opgenomen.

Deze tabel is gebaseerd op de 'Integratielijst' die maandelijks geüpdatet wordt. Dat is de database die de nieuwe structuur van de FOD Financiën weerspiegelt (KB van 03.12.2009).

Opdeling van het personeel per administratie/dienst en per leeftijd (toestand 31.12.2013)

Algemene administratie

Stafdiensten

Autonome diensten

Diensten van de voorzitter

Aantallen in effectieven.

Het Fedorest- en schoonmaakpersoneel (respectievelijk 993 en 799 personen) is in deze tabel niet opgenomen.

Deze tabel is gebaseerd op de 'Integratielijst' die maandelijks geüpdatet wordt. Dat is de database die de nieuwe structuur van de FOD Financiën weerspiegelt (KB van 03.12.2009).

Opdeling van het personeel per administratie/dienst en per taalrol (toestand op 31.12.2013)

Algemene administraties

Stafdiensten

Autonome diensten

Diensten van de voorzitter

Aantallen in effectieven.

Het Fedorest- en schoonmaakpersoneel (respectievelijk 993 en 799 personen) is in deze tabel niet opgenomen.

Deze tabel is gebaseerd op de 'Integratielijst' die maandelijks geüpdatet wordt. Dat is de database die de nieuwe structuur van de FOD Financiën weerspiegelt (KB van 03.12.2009).

Opdeling van het personeel per geslacht

Opdeling van het personeel per arbeidsregime

Opdeling van het personeel per werkplaats per provincie

Opdeling van het personeel per woonplaats

(GRI - Indicator LA1)

De Dienst klachtenbeheer heeft twee belangrijke taken:

• klantentevredenheid: de klachten van de burgers en ondernemingen binnen de veertig dagen beantwoorden
• prestatieverbetering: de klachten analyseren om het meegedeelde probleem op te lossen en om er in de toekomst niet meer mee geconfronteerd te worden

In 2013 heeft de FOD Financiën 398 klachten ontvangen.

De klachten kunnen in vier grote categorieën worden ingedeeld:

• het gedrag van de ambtenaar: de beleefdheid van de ambtenaren (face to face of aan de telefoon), hun beroepsernst (de nauwkeurigheid en het naleven van de termijnen) en hoe ze omgaan met briefwisseling, e-mails en telefoonoproepen van de burgers
• de kwaliteit van de producten en diensten: de behandeling van ontvangen brieven, de telefoonpermanentie, het verstrekken van duidelijke informatie, de eenvoud van de formaliteiten voor het invullen van de fiscale aangiften
• de verwerking van de producten en diensten: de nauwkeurigheid in het bijwerken van de dossiers van de burgers, de snelheid van de verwerking, de doorzichtigheid en het getoonde begrip in de verschillende invorderingsprocedures
• het klachtenbeheer: het degelijke beheer van de klacht en de precisie van het gegeven antwoord

De Dienst Klachtenbeheer ontvangt ook andere verzoeken. Het gaat eigenlijk niet om klachten omdat ze niet beantwoorden aan de definitie die de FOD Financiën aan die term heeft gegeven, namelijk de ‘ontevredenheid van een klant over een ontoereikende dienstverlening’. Maar toch neemt de Dienst Klachtenbeheer ook die verzoeken voor zijn rekening. In 2013 ging het om 420 verzoeken,waarvan:

• 101 vragen om inlichtingen
• 79 terugbetalingsverzoeken
• 78 inhoudelijke vragen over de dossiers van belastingplichtigen
• 74 informaticaproblemen
• 41 varia (verbetersuggesties, adviezen, spontane uitlatingen met betrekking tot de administraties)
• 24 fraudeaanklachten
• 21 invorderingsdossiers
• 2 verzoeken tot fiscale bemiddeling

(GRI - Indicator PR5)

Meer een gids dan een verzameling regels

Deontologie is bij de FOD Financiën zeker niet nieuw. Het is geen toeval dat de waarden van de FOD Financiën ‘correct’, ‘dienstbaar’ en ‘gedreven’ zijn maar ook ‘integer’. Met een deontologische leidraad wil het Directiecomité vooral de mentaliteit en de houding van de medewerkers harmoniseren, ongeacht de dienst waarin ze werken. Het werd snel duidelijk dat een normatief optreden niet tot de beste oplossing zou leiden. Guy Vandeput, secretaris van het Directiecomité, verduidelijkt dat de werkgroep die aan de basis ligt van het project de voorkeur gaf aan een gids ‘om het personeel bij te staan en die niet moet worden gebruikt als een dwingend instrument. Hiervoor kan eerder een beroep worden gedaan op het statuut’.

In de eerste plaats de praktijk

De deontologische leidraad is de vrucht van teamwerk met de steun van het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie van de FOD Budget en Beheerscontrole.

De leidraad is een document van een twintigtal bladzijden dat de bestaande verspreide informatie samenbrengt, sorteert, nutteloze herhalingen vermijdt en de teksten vereenvoudigt. Het moet een actueel en evoluerend document worden. Het verwijst naar reglementaire teksten zoals deze van de OESO, van de Europese Unie of van andere internationale instellingen en ook naar interne bronnen zoals de ICT-code of de specifieke omzendbrieven van de Douane & Accijnzen, de Thesaurie …

Het is een praktisch werkinstrument, een referentiekader, een gids die de personeelsleden kunnen gebruiken wanneer ze keuzes moeten maken.

Een duurzame waarde

Om een betrouwbaar werkinstrument te kunnen zijn, moet de deontologische leidraad kunnen evolueren. Bepaalde thema’s zijn afhankelijk van maatschappelijke ontwikkelingen (technische, ethische, wettelijke …). Het gaat dus om een project op lange termijn dat voortdurend moet worden bijgeschaafd.

(GRI - Indicator SO4)

Cijfers van de laatste twee jaren:

• 3.872.126 gedrukte aangiftes (2012)
• 3.575.300 gedrukte aangiftes (2013)

Het VVA is een vooraf ingevulde aangifte die alleen bestemd is voor bepaalde groepen belastingplichtigen waarvan de fiscale situatie in principe stabiel is (gepensioneerden, personen met een vervangingsinkomen …). De aangifte simuleert de berekening van hun belastingen op basis van de fiscale gegevens die de FOD Financiën kent. Dit VVA telt slechts vier pagina’s in plaats van de ongeveer 60 pagina's van de aangifte.

Bovendien werden delen 1 en 2 van de aangifte PB samengevoegd, zodat er slechts één A3-formulier moet worden gescand in plaats van twee. Zo moeten er ongeveer 380.000 scanbare formulieren minder worden geprint.

In 2013 hebben tot slot 394.715 belastingplichtigen ervoor gekozen om hun aanslagbiljet elektronisch te ontvangen via Zoomit, een systeem geïntegreerd in hun pc-banking. Door een wijziging in het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, ingevolge de wet van 17 juni 2013 houdende fiscale en financiële bepalingen en bepalingen betreffende de duurzame ontwikkeling, is de juridische waarde van een elektronische en een papieren aangifte identiek. Daardoor wordt er sinds 25 oktober 2013 geen papieren aanslagbiljet meer verstuurd naar de belastingplichtigen die kiezen voor Zoomit.

(GRI - Indicator EN26)

In 2013 deden 4.862 mensen aan telewerk, goed voor 20,54% van het volledige personeelsbestand. In totaal zijn er 66.173 telewerkdagen geregistreerd. Binnen de FOD Financiën blijft telewerk populairder dan satellietwerk (dat de medewerker toelaat om in een ander bureau van de FOD Financiën te werken, bijvoorbeeld dichter bij hem thuis).

In april 2013 werd in Aalst en Bergen het pilootproject ‘satellietwerk’ opgestart en dat met een tiental deelnemers. Zowel de betrokken personeelsleden als hun diensthoofden waren tevreden. Na de rush van belastingaangiften werden begin augustus de eerste front offices opgestart. 169 medewerkers probeerden die manier van werken uit, goed voor in totaal 1.390 werkdagen. Eind 2013 was het al mogelijk om in een 40-tal kantoren aan satellietwerk te doen, goed voor zo’n 200 plaatsen.

‘Anders werken’ heeft zowel voor werknemer als werkgever voordelen. Voor de werknemer is anders mogen werken een blijk van vertrouwen. Uit onderzoek in andere organisaties blijkt bovendien dat dit zorgt voor meer voldoening en motivatie. Voor de werkgever is dan weer het voordeel dat de prestaties verbeteren. De uitdaging voor een diensthoofd is om niet meer de aanwezigheid van zijn medewerkers te controleren maar om te evolueren naar een werkorganisatie met doelstellingen, en dat op basis van vertrouwen.

(GRI - Indicator EN26)

Deze cel bestaat sinds 1 september 2012. Hier werken ingenieurs, handelswetenschappers, informatici en een criminoloog. Zij hebben allemaal een grondige kennis van douane en accijnzen. Sinds de oprichting van de cel werden 331 websites gesloten. Het gaat meestal om websites waar men namaakgoederen en -geneesmiddelen verhandelt.

De opsporingen gebeuren op twee manieren:

• De cel zoekt op het internet: dat is haar voornaamste taak. Om deze opsporingen te verrichten, maakt de cybersquad gebruik van publieke identificatietools maar ook van informatie uit de domeinregisters van het internet. Zij kan ook een beroep doen op een groep van dataminers. Die inventariseert een reeks interne en externe gegevensbanken die nuttig zijn voor de opsporing van fraude.
• Het onderzoek kan ook worden opgestart nadat een postpakket in beslag werd genomen.

Een website op het internet sluiten is niet genoeg. De douane voert ook een onderzoek uit om de personen te identificeren die deze websites beheren. Als het Belgen zijn, volgt het parket de zaak verder op. Zo niet, werkt de AAD&A samen met haar buitenlandse collega’s.

(GRI - Indicator SO4)

Sinds 2011 gebruikt de douane honden om zowel drugs als grote hoeveelheden cash geld op te sporen. Men kiest niet om het even welke hond voor deze job. Sommige rassen zijn nu eenmaal geschikter dan andere (bijvoorbeeld herdershonden, Mechelse herders, labradors of springers). Het karakter van de hond is ook bepalend. De douane past een strenge selectieprocedure toe. Voor ze worden aangekocht, doorlopen de voorlopig geselecteerde honden een proefperiode, wanneer de instructeurs van de hondenbrigade ze zorgvuldig testen.

Voor de honden draait alles om geur en spel. Ze worden getraind om bepaalde geuren te herkennen en om daar op een specifieke manier op te reageren. Bepaalde zogenaamd actieve honden blaffen hevig wanneer ze drugs of geld vinden, terwijl andere, zogenaamd passieve honden, gaan liggen bij hun vondst. Deze laatsten worden vooral gebruikt om controles op personen uit te voeren. Het is allemaal een kwestie van karakter en opleiding. De opleiding bestaat uit voortdurend spelenderwijs trainen en de hond wordt beloond wanneer hij doet wat zijn baas van hem verwacht.

De duur van de opleiding van een hond varieert van zes maanden tot een jaar. Vervolgens moet de hond een keer per maand trainingen volgen. Soms moet een hond in de loop van zijn carrière een bijscholingsprogramma volgen. Een hond werkt gemiddeld negen jaar voor hij van een rustig pensioen mag genieten.

De verbetering van de hondenopleiding en de meer gerichte controles hebben geleid tot betere resultaten dan de voorgaande jaren. In 2013 is 324.140 euro in beslag genomen, dat is 315.140 euro meer dan in 2012.

(GRI - Indicator SO4)

Voor het eerst heeft de Dienst Duurzame Ontwikkeling (DO) de medewerkers centraal geplaatst tijdens de organisatie van de Vrijwilligersdag. Door op de voorstellen van vrijwilligers een beroep te doen, kon hen een rijk en gevarieerd programma worden voorgeschoteld. Resultaat: 275 vrijwilligers waren op zaterdag 20 april 2013 op de afspraak.

Een bevraging toonde een quasi algemene tevredenheid. De commentaren van de deelnemers achteraf en van de organisaties waar ze te gast waren, waren opbouwend. Passages: ‘gestructureerde en dynamische organisatie’, ‘duidelijke overeenkomst’, ‘aangename teamdag’, ‘doeltreffend werk’, ‘gevoel iets nuttigs te hebben gedaan’, ‘mooie diversiteit’…  Maar ook: ‘weinig activiteiten in mijn buurt’, ‘te vermoeiende activiteiten’, ‘gebrek aan vrijwilligers’…  Veel aanmoedigingen dus om dit avontuur voort te zetten.

De grote uitdaging voor 2014? Het aantal vrijwilligers van de FOD Financiën verdubbelen en zo de positieve impact op de maatschappij verhogen. Deze uitdaging, die de steun krijgt van de voorzitter van het Directiecomité, past volledig in de bereidwilligheid van de FOD Financiën om zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid ten volle op te nemen.

(GRI - Indicator EN26)

Net zoals EMAS, maar dan in een ‘lightversie’, omvat het label ‘ecodynamische onderneming’ verschillende elementen:

• het energie- en grondstoffenverbruik verminderen
• personeel mobiliseren en motiveren
• de negatieve milieugevolgen verminderen
• positieve externe communicatie en een officiële erkenning

Concreet komt het erop neer de impact van de activiteiten van de FOD Financiën op het milieu te analyseren, hierover te communiceren en de medewerkers te sensibiliseren, de doelstellingen en de milieu-indicatoren te bepalen, goede praktijken toe te passen die daaruit voortvloeien en het managementsysteem te plannen en in de hele organisatie toe te passen voor de gebouwen in Brussel. Het BIM verleent om de drie jaar een nieuw label na het doorlopen van een hernieuwingsdossier.

Voor North Galaxy zou het label tegen oktober 2014 moeten gehaald zijn. Daarna volgen tegen eind 2015, samen, de Finance Tower en de gebouwen in de Kunstlaan, Wetstraat 24, Paleizenstraat en Regenstschapsstraat. De EMAS-registratie wordt tegen 2017 gepland.

(GRI - Indicator EN26)