Implementatie van de nieuwe tool voor het beheren van contracten

Zeven testgebruikers hebben van 16 april tot 4 juni de CLM-toepassing gebruikt. Door alle problemen en gebreken te identificeren kon die worden aangepast aan de behoeften van de FOD Financiën.

Van 9 september tot 8 oktober volgden alle eindgebruikers een aantal trainingen die aangepast waren aan hun rol(len) binnen CLM. Ter ondersteuning werd er een syllabus gemaakt. Tegelijkertijd werd binnen de SL een eerstelijnsteam van specialisten opgeleid zodat er altijd iemand klaar staat om vragen over CLM te beantwoorden. Ook binnen de FOD Budget en Beheerscontrole is er een team beschikbaar om technische support te bieden. In november ging CLM dan eindelijk live. Het jaar 2013 werd ook ten volle benut om meerjarige lopende contracten en hun bijlagen in CLM in te voeren.

De mogelijkheid om juridische documenten, verbonden aan de contracten te downloaden en online te raadplegen, is een van de nieuwigheden die CLM aanbiedt. De toepassing heeft nog andere voordelen: hij stuurt een reeks van herinneringen aan de gebruikers van elke aankoopgroep. Zo worden de betrokken eindgebruikers op tijd gewaarschuwd over de vervaldatum van een opdracht zodat de gunningsprocedure van nieuwe opdrachten kan worden gestart.

CLM laat ook toe om taken toe te wijzen aan iemand die zich in de nabijheid van de plaats van een opdracht bevindt. Zo wordt een onnodige verplaatsing uitgespaard.

Ook al werd dit CLM-project succesvol opgestart in 2013; het zal goed moeten worden opgevolgd en er zal voortdurend moeten worden gewerkt opdat het in de toekomst zijn volledig potentieel kan bereiken.